Tema 2: Organización y desarrollo del panel
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Cómo conducir un panel de discusión
3 partes:
- Reunir el panel
- Planificar el panel de discusión
- Moderar un panel de discusión
Un panel de discusión es un intercambio de público ideas, lo cual les a los expertos y a los miembros del público da oportunidad de debatir sobre un tema en particular. Los paneles de discusión, a menudo, sirven para ahondar en política, problemas que afectan a las comunidades y temas académicos. Si te es posible, empieza a organizarlo con varias semanas de anticipación para que puedas reclutar a los participantes y puedas organizar el evento.
Parte 1
1. Elige un tema. Lo ideal sería que el tema de discusión sea importante para un número considerable de personas de modo que puedas relacionar personas con intereses o de contextos considerablemente diferentes.[1] No obstante, evita la trampa de usar un tema tan general o vago que la discusión pierda el enfoque.[2]
- Si te cuesta equilibrar estas metas, recuerda que el tema no tiene que ser divisorio. Algunos paneles se crean para ofrecer consejos o información y no siempre muestran puntas de vista que compiten entre sí.
2. Recluta diversos participantes. Un panel de tres o cinco personas suele crear el debate más interesante.[3] Busca personas bien informadas de una gran diversidad de contextos. Por ejemplo, un miembro del público involucrado con el tema, alguien que tenga experiencia trabajando con el tema en una empresa o en una organización sin fines de lucro y un académico que haya estudiado el tema. Crea un panel con edades, géneros y etnias variadas, pues el contexto personal de alguien puede impactar significativamente su perspectiva.
- Invitar al menos a cuatro personas será lo más seguro, en el caso de que alguien lo cancele a último minuto.
- Invita a esas personas con varias semanas de anticipación como mínimo para darles tiempo a que se preparen y para que tengas tiempo para buscar posibles reemplazos en el caso de que alguien rechace la oferta.
3. Invita a un moderador. Elige a una persona adicional que no participe en el panel de discusión para que sea el moderador. Lo ideal sería que sea una persona con experiencia moderando paneles. Elige a alguien que comprenda bien el tema para que pueda seguir el hilo de la discusión y que sea hábil en situaciones sociales. El objetivo principal del moderador es mantener a los panelistas centrados en el público, mantener la discusión activa sin problemas y ayudar a los panelistas cuando no sepan qué decir.[4]
4. Planifica la distribución física. Las sillas individuales harán que los participantes parezcan estar más cerca del público que una mesa sólida, lo cual lo animará a que participe.[5] Organizar las sillas en un círculo leve de modo que la mayoría esté frente al público podría ayudar a que los panelistas debatan el tema entre sí. Pon mesas pequeñas o soportes para las notas y a cada participante dale un vaso de agua. Salvo que la capacidad de la sala sea para treinta personas o menos, ten un micrófono como mínimo por cada dos participantes y uno personal para el moderador.
- Considera la posibilidad de sentar al moderador en medio de los panelistas para que pueda dirigirse y guiar a cada uno de manera eficiente. Si el moderador está en un podio a un lado, su trabajo podría ser más complicado.
Parte 2
Planificar el panel de discusión
1 Determina los objetivos del panel. Asegúrate de que todos los participantes sepan el motivo por el cual el panel se ha reunido con bastante anticipación (para que tengan tiempo de prepararse). Tu panel podría tratar de presentar soluciones prácticas a un problema, presentar una discusión compleja y abstracta o brindar información sobre un tema. Deja que los panelistas sepan si el panel de discusión será una presentación básica del tema o si pueden esperar que el público esté muy bien informado y busque consejos más avanzados o perspectivas diferentes.
2. Decide la duración del panel de discusión. En la mayoría de los paneles, sobre todo los que se dan en una conferencia u otro evento grande, se recomienda que la duración sea de 45 a 60 minutos.[6] Si el panel es un evento aislado o si cubre un tema popular de particular importancia, lo apropiado sería que dure 90 minutos.
- En lo posible, pídeles a los participantes que se queden un poco más de tiempo después de la sesión para que los miembros del público puedan hablar con ellos personalmente.
3. Considera la posibilidad de empezar con lecturas individuales (opcional). El enfoque principal del panel siempre deberá ser un debate. Sin embargo, si uno de los objetivos principales del panel es brindar información, podría ser de gran utilidad para preceder la discusión en sí.[7] Haz que cada panelista brinde una explicación del tema o su argumento en relación al tema que no dure más de 10 minutos por persona.
- Con este método, es probable que los panelistas requieran más tiempo de preparación como grupo, ya que cada panelista deberá arrancar del argumento anterior en lugar de hablar de la misma área.
4. Procura evitar las presentaciones visuales. Salvo que sea absolutamente necesario, evita las presentaciones y las diapositivas de PowerPoint, porque suelen ralentizar la discusión, hacen que la participación del público sea reducida y suelen aburrir a los oyentes. Usa un número pequeño de diapositivas y solamente cuando sea necesario presentar la información o diagramas debido a que es difícil hacerlo solo con palabras.
- Si un panelista pide permiso para crear una presentación, sugiérele que traiga objetos para mostrarlos y hablar de ellos en vez de pasarlos por el público durante la discusión.
5. Escribe preguntas para los panelistas. Trata de pensar en varias preguntas abiertas que los panelistas puedan responder según la mejor dirección para el curso de la discusión y sus conocimientos.[8] También podrás hacer unas cuantas preguntas más específicas dirigidas a un panelista individual, pero procura dividirlas entre los panelistas de manera bastante uniforme. Anticipa las preguntas que el público pueda preguntar e inclúyelas también. Ordénalas de mayor a menor importancia, pues deberás brindar más preguntas de las que esperes recibir. Sin embargo, procura que cada pregunta esté relacionada con la última, evita los cambios repentinos de tema.
- Pídele al moderador o a otra persona que no sea del panel que revise tus preguntas y sugiera editarlas o agregar más.
- Si te cuesta hacer las preguntas, consúltale a cada panelista qué le gustaría preguntar a los demás panelistas. Incluye la mejor en tu lista.
6. Planifica el resto del panel de discusión. Determina el tiempo que quieras reservar para las preguntas. Normalmente, tendrá que ser la mitad o más de la duración del panel. Dedica los últimos 20 a 30 minutos para las preguntas del público y la discusión o 15 minutos si el tiempo es corto o si el panel tiene un formato más centrado en los discursos.[9]
7. Presenta a los panelistas con anticipación. Haz que los panelistas se conozcan personalmente o sean parte de una conferencia telefónica una semana o más antes del panel de discusión. Descríbeles el formato del panel y dales la oportunidad para que hablen brevemente. Quizá determinen brevemente quién deberá seleccionar las preguntas de qué tema, pero no les des las preguntas específicas con antelación. La discusión deberá ser original, no ensayada.[10]
Parte 3
Moderar un panel de discusión
1. Convence a la gente de que se siente en la primera fila. Entre más cerca esté el panel de los miembros del público, más energético y participativo será el ambiente. Podrías ofrecer algunos regalos pequeños si la gente se sienta en las primeras filas, tales como botones o dulces.[11]
2. Presenta brevemente al panel y a cada participante. Usa solamente una o dos oraciones para presentar el tema del panel de discusión, porque la mayoría de los miembros del público presente estará familiarizado con la idea básica. Presenta a cada participante brevemente, menciona solo unos cuantos hechos pertinentes sobre su experiencia o participación relacionada al tema. Evita recitar una biografía completa; la presentación de todos los participantes no deberá exceder los diez minutos en total.[12]
3. Relaciona al público desde el principio. Haz que el público se interese en el panel. Para hacerlo, pídele su participación de inmediato. Una manera rápida y simple de hacerlo es empezar preguntándoles su opinión relacionada con el tema, y pidiéndoles que levanten las manos o aplaudan.[13] Otra opción es que sondees el nivel de conocimiento del público sobre el tema. Los resultados te ayudarán a que el panel se mantenga centrado en temas relevantes para el público.
4. Pídeles a los panelistas que preparen preguntas. Empieza a hacer las preguntas en el orden ya establecido, pero no dudes en cambiar el orden si la discusión cambia a otra dirección interesante. Divide las preguntas entre los participantes y dirígelas a la persona más entendida del tema. Dales a los demás panelistas una cantidad corta de tiempo para responder, luego prosigue a la siguiente pregunta.
- No hagas que todos los panelistas intervengan en todas las preguntas. Deja que respondan naturalmente, cuando tengan algo para decir, o, si la discusión se vuelve vacilante, anima a la persona entendida en el tema.
5. Haz tus propias preguntas según sea necesario. Podrás desviarte de las preguntas preparadas si crees que beneficiará la discusión. En particular, si crees que la respuesta de un panelista no es satisfactoria, presiónalo con otra pregunta. Trata de parafrasear la pregunta original, sino lo ideal sería pensar en una pregunta mucho más matizada que relacione la última respuesta con otro punto de la discusión o una declaración anterior.
6. Consigue un cronometrador. Podrás mirar un reloj fuera del escenario o que esté en la pared de enfrente, si es claramente visible; de lo contrario, pídele a alguien que esté de pie en la parte trasera de la habitación que levante carteles visibles que digan “10 minutos”, “5 minutos” y “1 minuto” cada vez que te acerques al final de una sección.
7. Mantén a los panelistas enfocados. Cuando un panelista se explaye demasiado o se salga de tema, con cortesía haz que la discusión regrese al punto correcto. Cuando haga una pausa para respirar, intervén con una frase similar a las que te presentaremos a continuación (podrías optar por avisar a los panelistas qué frases usarás para que vuelvan al tema).[14]
- “Tienes un punto interesante, pero escuchemos más sobre ___”.
- “Veamos lo que (nombre de otro panelista) tiene para decir sobre ese punto, sobre todo en lo que respecta a su relación con __”.
8. Recoge las preguntas del público. Deja que el público sepa cuál será tu método para las preguntas; por ejemplo, si tiene que levantar las manos o si hay que hacer una fila y esperar su turno para el micrófono. Escucha cada pregunta una tras otra, repítela claramente para que todos en la sala la puedan oír y luego dirígela al panelista que parezca interesado.
- Ten algunas preguntas de reserva listas para que las hagas o pídele a un asistente del público que las haga en caso de que nadie tenga la valentía para formular la primera.[15]
- Si algún miembro del público se toma demasiado tiempo, interrúmpelo con cortesía diciéndole “Así que tu pregunta es ___, ¿correcto?” o “Disculpa, tenemos que avanzar. ¿Cuál es tu pregunta?”.
- Infórmale al público cuando solo quede tiempo para dos o tres preguntas más.
9. Agradece a todos los participantes. Agradece a los panelistas, anfitriones, organizadores del evento y miembros del público. Si vas a estar en un simposio o conferencia, infórmale al público la ubicación y el tema de algún próximo evento.
REFERENCIAS
1 http://www2.maxwell.syr.edu/plegal/crit3/a7.html
2 http://blog.spinweb.net/the-secret-to-a-killer-panel-discussion-at-your-next-conference
3 http://www2.maxwell.syr.edu/plegal/crit3/a7.html
4 http://www.scottkirsner.com/panels.htm
5 http://www.scottkirsner.com/panels.htm
6
7 http://www.tophc.ca/Documents/Templates%20and%20Documents/Tips%20for%20a%20successful%20panel%20discussion.pdf
8 http://www.exec-comms.com/blog/2010/08/02/10-tips-on-moderating-a-panel-discussion/
9 http://www.scottkirsner.com/panels.htm
10 http://blogs.hbr.org/2013/05/how-to-moderate-a-panel-like-a/
11 http://www.scottkirsner.com/panels.htm
12 http://www.tophc.ca/Documents/Templates%20and%20Documents/Tips%20for%20a%20successful%20panel%20discussion.pdf
13 http://blogs.hbr.org/2013/05/how-to-moderate-a-panel-like-a/
14 http://www.definiscommunications.com/resource-center/article_how-to-moderate-a-panel.php
15 http://www.fka.com/files/TIPS-Facilitating-Panel-Discussions.pdf
S/N. (). Cómo conducir un panel de discusión. Recuperado de: https://es.wikihow.com/conducir-un-panel-de-discusi%C3%B3n